Den som har ett företag, med eller utan anställda, måste lämna in skattedeklarationen. Det är viktigt att poängtera att en skattedeklaration inte är detsamma som en inkomstdeklaration. En skattedeklaration avser endast företagare – alltså de som bedriver näringsverksamhet. I stort ses den som en månatlig redovisning av förmåner, avdragna skatter, omsättning samt in- och utgående moms.
Skattedeklarationen är den månatliga deklarationen av arbetsgivaravgifter och ingående respektive utgående moms m.m som en arbetsgivare och näringsidkare måste betala in till Skatteverket. Detta brukar ske runt den 12:e varje månad. Detta gäller dock bara om företaget har en årsomsättning på mindre än 40 miljoner, i annat fall ska den lämnas in den 26:e. Det är viktigt att skilja på denna deklaration och självdeklarationen, som görs en gång om året av privatpersoner.
Skatten ska betalas in hos Skatteverket via ett skattekonto som tilldelas alla fysiska och juridiska personer som är skyldiga att betala skatt, d.v.s. nästan alla i Sverige. Alla händelser regleras på detta konto för att sedan sammanställas i ett resultat som kommer i ett slutskattebesked. Skattekontot avstäms en gång varje månad.
Ibland säger man även deklaration av moms och arbetsgivaravgift istället för skattedeklaration, vilket kan göra det svårt att hålla isär saker och ting. Att lämna in denna kan ibland vara både arbetsamt och tidskrävande, men ack så viktigt eftersom felaktiga uppgifter kan leda till straffavgifter av olika slag.
Är man arbetsgivare ska man lämna in en arbetsgivardeklaration som visar på arbetsgivaravgifter och skatteavdrag. Ibland kan emellertid arbetsgivare få en säsongsregistrering i de fall som lön och arvoden endast betalas ut en gång per år. Om man är privatperson och arbetsgivare så redovisar man dessa avgifter och avdrag i en förenklad arbetsgivardeklaration.
Det som tidigare kallades skattedeklaration är idag uppdelat på två olika deklarationer: en arbetsgivardeklaration där arbetsgivaravgifter och preliminärskatt redovisas, och en momsdeklaration där momsen redovisas.
Företag som är momspliktiga ska redovisa sin moms varje eller var tredje månad. Om årsomsättningen är lägre än 1 miljon kronor kan momsen dock redovisas en gång om året.
De årliga kontrolluppgifterna har dock ersatts med ett nytt system, där arbetsgivaren varje månad ska lämna uppgifter om de anställdas löner och skatteavdrag. Detta ska ske via arbetsgivardeklarationen. Företag som är skyldiga att ha personalliggare, däribland frisersalonger och restauranger, och företag med fler än 15 anställda måste sedan 1 juli 2018 lämna uppgifterna varje månad. För företag med färre än 15 anställda börjar de nya reglerna gälla 1 januari 2019.
Det här skrämmer kanske många, men faktum är att om du har skött bokföringen under året har du i princip arbetsgivar- och momsdeklarationen klar. Om du använder ett bra bokföringsprogram kan du exportera en fil som kan laddas upp direkt på Skatteverkets webbplats.
Det går fortfarande att lämna in sin skattedeklaration i fysisk form, på papper. Skatteverket har dock utvecklat digitala lösningar tillsammans med flera leverantörer av bokföringsprogram, för att minska arbetsbördan för arbetsgivare och löneadministratörer.
Från januari 2019 och för vissa arbetsgivare från juli 2018, gäller en ny lag beträffande skattedeklaration som sker på individnivå istället. Förändringen betyder att man som arbetsgivare ska redovisa utbetalningar och skatteavdrag som skett per person varje månad, istället för att bara redovisa klumpsumman som betalats ut. Detta nya begrepp har kommit att kallas skattedeklaration på individnivå, och ska hjälpa mot bl.a skattefusk. Det blir också lättare för fler myndigheter att ta del av uppgifterna, bl.a. för att räkna ut sjukpenninggrundande inkomst.
Följande ska redovisas i arbetsgivardeklarationen:
Några saker, som tagits upp i tidigare skattedeklarationer men som inte behöver tas med i skattedeklarationen på individinivå, är de följande:
De anställda ska informeras om när deras kontrolluppgifter lämnats till Skatteverket, så att de själva kan kontrollera att allting har rapporterats korrekt. Det enklaste sättet för arbetsgivaren att uppfylla detta krav är att skriva ut kontrolluppgifterna på lönebeskedet.
Genom att lämna in dessa uppgifter som avser varje enskild betalningsmottagare, så behövs dessa inte tas med i den årliga kontrolluppgiften fr.o.m inkomstår 2019. Den nya deklarationen består av två delar varav den ena tillhör arbetsgivaren och den andra berör uppgifter för alla anställda på individnivå. Redovisningsperioder och datum är dock desamma, men det är inte längre nödvändigt att lämna in en årlig kontrolluppgift.
Redovisningen av moms, arbetsgivaravgifter och preliminära skatteavdrag sker i skattedeklarationen. Det är bra att veta att siffrorna ska ske i avrundade krontal och inte ha kommatecken och småsiffror bakom. Örestal faller således bort och de hela krontalen är de siffror som gäller.
Många väljer att skicka in skattedeklarationen digitalt, vilket underlättar i många aspekter.
Från 1 januari 2019 ska alla företag lämna kontrolluppgifter individuellt för varje anställd.